Assistant.e de gestion

Enjeux / Finalité du poste :

Simplon Réunion fait face à un accroissement temporaire de l’activité habituelle de la société, lié à la gestion administrative et financière de trois parcours de formation co-financés par la Région Réunion sur une période de deux mois et demi et du lancement de nouveaux parcours de formation auprès d'un public salarié et en alternance.

Le poste d’Assistant.e de Gestion s’articule autour de 3 missions principales : 

Missions principales :

Gestion Financière (30%)

Gestion de la facturation achats

• “Onboarder” tous les nouveaux prestataires (formateur·trices et jury d’examen) sur le process de facturation et faire des remontées d’alerte en cas de retards de paiement
• Mettre à jour le tableau de suivi des achats à chaque nouvelle campagne de paiement

Gestion de la facturation ventes

• Etre garant de la facturation des alternances 
• Etre garant de la facturation de nos principaux partenaires, via leurs plateformes dédiées (par exemple, Kairos pour Pôle Emploi)
• Participer aux réunions hebdomadaires avec l’équipe finance du siège de Simplon

Gestion Administrative (60%)

Gestion administrative des apprenant·e·s

• Gérer le processus d’entrée et de suivi des apprenant.e.s : envoi mail d'entrée en formation, gestion des absences/retard, envoi des convocations aux examens et des attestations de fin de formation, état de présence pour facturation
• Établir les contrats d’alternance : envoi mail aux entreprises, complétion du CERFA et de la convention de formation,...
• Compléter l’outil YPAREO de l’entrée des apprenant.e.s en formation à leur certification
• Etablir les demandes de rémunération auprès de l’Agence de Service de Paiement pour les apprenant.e.s des formations cofinancées par la Région Réunion

Gestion des moyens généraux (10%)

Gestion des locaux et équipements

• Vérifier l’état des locaux et maintenir le stock de consommables 
• Organiser les interventions des différents prestataires (sociétés de ménage, sécurité incendie, artisans…)
• Contribuer aux aspects logistiques liés à la préparation d’évènements (achat consommables, mise en place de l’espace…)