Chargé.e de Gestion Administrative

MISSIONS

Enjeux / Finalité du poste :

Placé.e sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier HDF, le.la Chargé.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et sera responsable de la Gestion Administrative et logistique des formations en continue et en alternance.

Il.elle est en interactions avec :

• Responsable Campus

• Chargé.e.s d’accompagnement professionnel

• Chargé.e de relation Entreprises et placement

• Chargé.e de Communication

• Formateurs et Intervenants (internes ou externes)

• les apprenants des formations

Missions principales :

Sécurisation Administrative

• Prise en main du nouvel outil Yparéo.

• Vérification des feuilles d’émargement et actions correctives le cas échéant.

• Appui des Équipes Pédagogiques pour assurer : 

• la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation

• la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat...)

• la centralisation et le classement des documents administratifs

• la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations.

• et répondre aux questions administratives des apprenants lorsque le.a formateur.rice ou le.la CIP ne peuvent leur répondre

• Préparation des contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la Direction des Ressources Humaines (Siège / Montreuil).

• Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun 

• Facturation des actions de formations, suivi des règlements, transmissions des factures fournisseurs au siège

• Mise à jour et suivi de l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières

• Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications

Préparation et Gestion Logistique

• Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.

• Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, ... 

• Gestion des fournitures dans les fabriques.

• Gestion du stock des PC en collaboration avec le SI et les opérationnels.

Contribution transversale ponctuelle, selon opportunité et besoin : Sourcing, événementiel et communication

• Participation au sourcing des apprenants, à la communication Opérationnelle,

• Force de proposition sur les différents aspects de l’activité

COMPETENCES & EXPERIENCE REQUISES

Compétences requises

Pour rejoindre Simplon :

• Goût du travail collaboratif

• Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés

• Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

• Esprit d’équipe  : collaboration, communication interne, entraide et bienveillance

• Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation

• capacité à anticiper, prioriser, planifier et suivre les actions d’une équipe projet, utilisation des outils de planification (TRELLO...)

• Gestion administrative : rigueur, suivi des dossiers

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés

• Intérêt pour la pédagogie alternative du type Simplon

• Connaissances des métiers en tension dans le numérique et des enjeux de la transformation numérique des entreprises

• La connaissance d’Yparéo sera un vrai plus

Expériences requises :

Expérience de 3 ans indispensable dans la Gestion Administrative de formation.

CONDITIONS & CANDIDATURE