Chargé.e de Gestion Administrative de formation

MISSIONS

Placé.e sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier HDF, le.la Chargé.e de gestion administrative/Assistant.e formation sera responsable de la Gestion Administrative et logistique de plusieurs actions de formations en continue ou en alternance. 

Il.elle fait partie de l’équipe pédagogique et participe au pilotage du projet de formation. Il.elle est en interactions avec :

• les formateurs et Intervenants (internes ou externes)

• les apprenants des formations

• Chargé.e.s d’accompagnement professionnel

• Chargé.e de relation Entreprises et placement

• Responsable Campus

• Chargé.e de Communication

Missions principales :

Gestion Administrative

• Suivi des actions de formation, il.elle assure : 

• l'organisation des pré-rentrées administratives des actions qu’il.elle pilote

• la préparation des documents administratifs d’entrée et de sortie de formation

• la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat...)

• la vérification des émargements et le suivi des assiduités.

• la centralisation et le classement des documents administratifs

• la saisie des informations dans l’ERP de gestion des formations (sur Yparéo)

• les réponses aux questions administratives des apprenant.e.s

• la communication avec les équipes pédagogiques sur les informations importante 

• Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun 

• Suivi financier des dispositifs de formation : facturation des actions de formations, suivi des règlements, transmissions des factures fournisseurs au siège, mise à jour et suivi de l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières

• Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications

Gestion Logistique

• Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.

• Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, ... 

• Gestion des fournitures dans les fabriques.

COMPETENCES & EXPERIENCE REQUISES

Compétences requises

Pour rejoindre Simplon :

• Goût du travail collaboratif

• Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés

• Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

• Esprit d’équipe: collaboration, communication interne, entraide et bienveillance

• Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation

• Capacité à anticiper, prioriser, planifier et suivre les actions d’une équipe projet

• Gestion administrative : rigueur, suivi des dossiers

• La connaissance d’Yparéo sera un vrai plus

Expériences requises :

Expérience de 3 ans indispensable dans la Gestion Administrative et idéalement en gestion administrative de la formation.

CONDITIONS & CANDIDATURE