Chargé.e de gestion administrative et financière

Finalité du poste : 

Placé.e sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier (RAF) Grand Sud-Ouest (GSO : Nouvelle-Aquitaine et Occitanie), le.la chargé.e de gestion administrative et financière a pour rôle de piloter l’élaboration, la consolidation et le suivi budgétaire, le reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et le suivi de la facturation en lien avec l’équipe sous la direction du RAF.​

Missions principales : 

Administrative 

• Vous gérez l’ensemble des formations déployées en Occitanie (process, documents type, collecte des documents, etc). 
• Vous organisez l’activité avec le RAF de manière à ce que les opérationnels puissent facilement : 
• Réaliser les documents administratifs de rentrée et sortie de formation 
• Contribuer à l’archivage des documents administratifs 
• Réaliser l’émargement électronique 
• Vous êtes garant de la bonne centralisation des documents administratifs. 
• Vous êtes garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets. 
• Vous préparez les contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la direction juridique et apportez des conseils d'ordre administratif aux prestataires
• Vous participez à la rédaction des conventions de partenariat et des contrats d’alternance 
• Vous assurez les relations administratives avec les différents financeurs 
• Vous assurez la récupération des éléments administratifs et financiers nécessaires à la réponse aux Appels d’Offre 
• Vous assurez la gestion administrative des locaux : baux, prestataires, fournisseurs, démarches administratives... 
• Vous gérez les bureaux de Toulouse en coordination avec la responsable de campus. 

Finances 

• Vous préparez pour le RAF les rapports et notes de suivi financiers à destination des partenaires et financeurs, publics et privés, en lien avec les équipes en charge du déploiement des projets
• Vous élaborez et suivez l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières 
• Vous réalisez les budgets prévisionnels des projets et vous en assurez le suivi avec le RAF. Vous participez à l’élaboration des reportings financiers 
• Vous participez à l’élaboration du budget prévisionnel annuel de la région Grand Sud Ouest, sous la supervision du RAF avec les équipes en charge du déploiement des projets
• Vous participez à la mise à jour des données du P&L 
• Vous effectuez la saisie des informations et des indicateurs demandés par les financeurs sur leurs plateformes et leurs outils propres à chacun et/ou par les équipes financières internes de Simplon 
• Vous établissez les factures clients validées par le RAF et vous en suivez les règlements en partenariat avec le service recouvrement central
• Vous suivez les règlements des factures fournisseurs en partenariat avec le service règlement fournisseurs central
• Vous êtes en veille sur les dispositifs de financements publics et privés mobilisables et leurs enjeux