Chargé.e de Gestion Administrative IDF

Finalité du poste : placé.e sous la responsabilité du.de la Responsable Administratif et Financier IDF, le.la Chargé.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et gère  les aspects administratifs et logistiques des actions de formation des demandeurs d’emploi et des salariés d’entreprises, qu’elles soient continue ou en alternance.

Il.elle est en interactions avec :

• Responsable Campus
• Chef.fe.s de projet formation
• Chargé.e de développement - placement
• Formateurs et Intervenants (internes et/ou externes)
• les apprenants des formations

Missions principales :

​Administrative 

• Suivi des actions de formation, il.elle assure en coordination avec le.a chef.fe de projet formation: 
• • l'organisation des pré-rentrées administratives des actions qu’il.elle pilote
  • la préparation des documents administratifs d’entrée et de sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat...)
  • la centralisation, le classement et l’archivage des documents administratifs
  • la saisie des informations dans l’ERP de gestion des formations (sur Yparéo)
  • les réponses aux questions administratives des apprenant.e.s et les relances auprès des retardataires
• Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun 
• Rédaction des contrats d’alternance et participation à la rédaction des conventions de partenariat
• Participation à la récupération des éléments administratifs et financiers nécessaires à la réponse aux Appels d’Offre

Gestion Logistique

• Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.
• Participation à :
• • Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, ... 
  • Gestion des fournitures dans les fabriques.